POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-13
PENGURUSAN INSTRUKSIONAL DAN
MULTIMEDIA
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT
PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL DAN
MULTIMEDIA
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-13
Tajuk Dokumen
Pengurusan Instruksional dan Multimedia
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
02
Mengemaskini berkaitan dengan pencetakkan kad
staf dan pelajar. Pencetakkan kad pelajar akan
diurus oleh Jabatan Hal ehwal dan pembangunan
pelajar.
Mengemaskini objektif yang ketiga berkaitan dengan
penyediaan audio visual aids.
13.02.2024
2
01
02
Menambah definisi bagi UIDM, Teknikal dan eUIDM.
13.02.2024
3
01
02
Mengemaskini proses kerja, 5.0 penyediaan
keperluan multimedia, penyediaan bahan video.
13.02.2024
4
01
02
Mengemaskini proses kerja, 5.4 Pembangunan
bahan digital
13.02.2024
5
01
02
Mengemaskini carta alir proses kerja, penyediaan
keperluan multimedia: penyediaan bahan video
dan penyediaan keperluan multimedia: proses
penggunaan fasiliti UIDM
13.02.2024
6
01
02
Pertambahan Lampiran 1: Borang kajian kepuasan
perkhidmatan & fasiliti UIDM
13.02.2024
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 3 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
1. Membantu Pegawai e-Pembelajaran dari segi teknikal dalam persediaan penghasilan
ebook & video PdP bagi setiap kursus yang dijalankan di PMU.
2. Menguruskan pencetakkan kad staf bagi staf baru atau staf semasa yang perlu atau ingin
mencetak baru kad yang hilang atau rosak.
3. Menyediakan Audio Visual Aids (AVA) bagi keperluan Politeknik dan mengambil gambar
dan video bagi program yang diadakan di Politeknik Mukah dan atas arahan JPPKK.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Politeknik Mukah semasa mengendalikan semua kerja-kerja yang
berkaitan dengan multimedia dan perkhidmatan lain yang diberikan.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Garis panduan eBook: Edisi 2021
3.4
Garis Panduan Pembangunan Video Pembelajaran dan Pengajaran (PdP)
bagi Politeknik Malaysia 2022
3.5
Garis Panduan Pembangunan Saluran Youtube bagi Politeknik dan Kolej
Komuniti 2022
3.6
Garis Panduan eDola 2022
4.0
DEFINISI
UIDM
Unit Instruksional dan Multimedia
KPI e-
Pembelajaran
KPI UIDM adalah menyediakan video pelaporan aktiviti serta video PdP.
Kajian
kepuasan
Kaedah yang digunakan untuk mengumpul data bagi mendapatkan keperluan
berkaitan multimedia dan perkhidmatan serta fasiliti di UIDM.
Penyelaras e-
Pembelajaran
(PeL)
Teknikal
eUIDM
Pegawai yang dilantik untuk menguruskan kerja-kerja berkaitan multimedia
dan e-Pembelajaran.
Bantuan teknikal dari segi penyediaan peralatan Audio Visual Aids (AVA)
Platform atas talian bagi pemohon memohon keperluan peralatan dan fasiliti
UIDM
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 4 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Penyediaan Keperluan Multimedia
Penyediaan Bahan Video
Pensyarah/ Penyelaras
Kursus
Pegawai Multimedia &
Sumber
Pegawai
e-Pembelajaran
Penyelaras
e-Pembelajaran
8.1
Perancangan
operasi dan
kawalan
8.1.1
Am
8.1.2
Perancangan dan
kawalan spesifik
bagi produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.2
Keperluan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.2.1
Menentukan
keperluan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.2.2
Berkomunikasi
tentang keperluan
produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.3
Reka benduk dan
pembangunan
produk dan
perkhidmatan
8.3.2
1. SURAT/ MEMO PERMOHONAN
Pensyarah/ Penyelaras menghantar surat/ memo
permohonan perkhidmatan dan tentatif perjalanan
majlis (jika berkaitan) dalam tempoh 14 selepas
permohonan
2. MAKLUMBALAS PERMOHONAN
Mendapatkan maklumbalas daripada UIDM tarikh
permohonan video yang dipohon, setuju/ tidak
dalam tempoh 14 hari selepas tarikh permohonan.
3. PROSES PERBINCANGAN
Pemohon perlu melaksanakan proses perbincangan
yang dihadiri oleh pihak pemohon dan pihak
produksi UIDM dalam tempoh 14 hari selepas
permohonan.
4. PROSES PENGGAMBARAN
Pemohon perlu merancang tempat/ props untuk
penggambaran yang dikendalikan oleh UIDM dalam
tempoh 10 hari selepas proses perbincangan.
5. PROSES PENGUMPULAN DATA
Pemohon perlu menyediakan softcopy data
seperti gambar / video mengikut keperluan 9
hari selepas proses perbincangan.
6. PROSES PENYUNTINGAN
Data yang telah dikumpul akan disunting oleh pihak
UIDM dalam tempoh 7 hari selepas proses
penggambaran dan pengumpulan data selesai.
7. PROSES PENILAIAN
Pihak UIDM akan melaksanakan proses semakan
dan penilaian bersama pemohon dalam tempoh 2
hari selepas proses penyuntingan selesai.
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 5 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Perancangan reka
bentuk dan
pembangunan
8.3.3
Input reka bentuk
dan pembangunan
8.3.4
Kawalan reka
bentuk dan
pembangunan
8.5
Penyediaan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.5.1.1
Am
8. PROSES MUATNAIK VIDEO
a. Pihak UIDM akan memuatnaik video yang siap
disunting ke dalam platfom youtube PMU.
9. Pegawai e-Pembelajaran akan memuatnaik video
ke platfom e-Pembelajaran PMU (Jika berkaitan).
5.2 Penyediaan Kemudahan Multimedia
Proses Penggunaan Fasiliti UIDM :
Studio Gambar/ Video, Studio Rakaman Suara, Dewan Kuliah Utama
Pensyarah/ Penyelaras
Kursus
Pegawai (Bukan
Pensyarah yang
membuat tempahan)
Pegawai Multimedia &
Sumber
Penolong Jurutera
Juruaudio Visual
8.5.1.3
7.1.3
10. Pendaftaran tempahan pensyarah/pegawai untuk
fasiliti UIDM melalui sistem atas talian; e-UIDM.
11. Semakan kekosongan tempat dan kesesuaian masa
tempahan oleh pegawai yang bertugas
mengendalikan tempahan.
12. Pegawai akan meluluskan atau tidak meluluskan
tempahan melalui sistem e-UIDM dan notifikasi akan
dihantar ke email pegawai/ pensyarah yang membuat
tempahan.
13. Persediaan peralatan dan fasiliti yang telah lulus
penggunaan berdasarkan keperluan yang telah
dinyatakan di dalam tempahan.
14. UIDM dan penyelaras di jabatan merekod aktiviti yang
telah dijalankan di dalam laporan bertulis yang akan
dibentangkan kepada pengurusan dalam mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 6 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.3 Penyediaan Kemudahan e-Pembelajaran
Bilik TECC, Makmal e-Pembelajaran
Pegawai Multimedia &
Sumber
Pegawai e-
Pembelajaran
Pensyarah/ Penyelaras
Kursus
Pegawai (Bukan
Pensyarah yang
membuat tempahan)
Penolong Jurutera
Juruaudio Visual
8.5.1.3
14. Pendaftaran tempahan pensyarah/pegawai untuk
fasiliti UIDM melalui sistem atas talian; eUIDM.
15. Semakan kekosongan tempat dan kesesuaian masa
tempahan oleh pegawai yang bertugas
mengendalikan tempahan.
16. Pegawai akan meluluskan atau tidak meluluskan
tempahan melalui sistem eUIDM dan notifikasi akan
dihantar ke email pegawai/ pensyarah yang membuat
tempahan.
17. Persediaan peralatan dan fasiliti yang telah lulus
penggunaan berdasarkan keperluan yang telah
dinyatakan di dalam tempahan.
18. UIDM & penyelaras di jabatan merekod aktiviti yang
telah dijalankan di dalam laporan bertulis yang akan
dibentangkan kepada pengurusan dalam mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
5.4 Pembangunan Bahan Digital
Pegawai UIDM
Pegawai e-
Pembelajaran
Penyelaras e-
Pembelajaran Jabatan
8.1
Perancangan
operasi dan
kawalan
8.1.1
Am
8.1.2
Perancangan dan
kawalan spesifik
bagi produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.2
19. SURAT/ MEMO PERMOHONAN
Pensyarah/Penyelaras menghantar surat/ memo
permohonan perkhidmatan dan tentatif perjalanan
majlis (jika berkaitan) dalam tempoh 14 hari selepas
permohonan.
20. MAKLUMBALAS PERMOHONAN
Dapatkan maklumbalas dari UIDM tarikh permohonan
video yang dipohon, setuju/ tidak dalam tempoh 14
hari selepas tarikh permohonan.
21. PROSES PERBINCANGAN
Pemohon perlu melaksanakan proses perbincangan
yang dihadiri oleh pihak pemohon dan pihak produksi
UIDM dalam tempoh 14 hari selepas maklum balas
permohonan.
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 7 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
21. TINDAKAN
Keperluan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.2.1
Menentukan
keperluan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.2.2
Berkomunikasi
tentang keperluan
produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.3
Reka benduk dan
pembangunan
produk dan
perkhidmatan
8.3.2
Perancangan reka
bentuk dan
pembangunan
8.3.3
Input reka bentuk
dan pembangunan
8.3.4
Kawalan reka
bentuk dan
pembangunan
8.5
Penyediaan produk
dan perkhidmatan
pendidikan
8.5.1.1
Am
22.PROSES PENGGAMBARAN
Pemohon perlu merancang tempat/ props untuk
penggambaran yang dikendalikan oleh UIDM (jika
perlu) dalam tempoh 10 hari selepas proses
perbincangan.
23. PROSES PENGUMPULAN DATA
Pemohon perlu menyediakan softcopy data seperti
gambar / video mengikut keperluan 9 hari selepas
perbincangan.
24. PROSES PENYUNTINGAN
Data yang telah dikumpul akan disunting oleh pihak
UIDM dalam tempoh 7 hari selepas proses
penggambaran dan proses pengumpulan data
selesai.
25.PROSES PENILAIAN
Pihak UIDM akan melaksanakan proses semakan dan
penilaian bersama pemohon, penyelaras e-
Pembelajaran jabatan dan Pegawai e-Pembelajaran
PMU dalam tempoh 2 selepas proses penyuntingan
selesai
26. PROSES MUATNAIK VIDEO
a. Pihak UIDM akan memuatnaik video yang siap
disunting ke dalam platfom youtube PMU.
b. Pegawai e-Pembelajaran akan memuatnaik
video ke platfom e-Pembelajaran PMU.
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 8 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.5 Kajian Kepuasan Perkhidmatan & Fasiliti UIDM
Pegawai UIDM
Penolong Jurutera
Juruaudio Visual
7.5.2
Mewujudkan dan
mengemaskini
9.1
Pemantauan,
pengukuran,
analisis dan
penilaian
9.1.1
Am
9.1.2
Kepuasan pelajar,
benefisiari yang
lain dan staf
9.1.2.1
Pemantauan
kepuasan
9.1.3
Keperluan
pemantauan dan
pengukuran yang
lain.
9.1.4.2
9.1.5
27.Menyediakan Laporan Analisis Perkhidmatan
bantuan multimedia untuk tujuan Kajian Semula
Pengurusan dan laporan kepada PengurusanPMU.
28. Mengurus dan memastikan kajian terhadap
Maklumbalas Kajian Kepuasan Pelajar terhadap
Perkhidmatan dan Fasiliti UIDM (Lampiran 1)
dilaksanakan 1 kali setahun dengan mengambil
bilangan sampel mengikut rekabentuk persampelan
rawak mudah (Lampiran 1).
29. Menganalisis data kajian dengan menggunakan
teknik-teknik statistik yang sesuai.
30. Pegawai UIDM menyediakan Laporan Kajian.
31. Menyerahkan Laporan Kajian kepada Pegawai kualiti
PMU.
32. Membentangkan laporan terperinci Kajian di dalam
Mesyuarat Pengurusan PMU.
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 9 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Borang Rekod Permohonan Bantuan
UIDM
2 tahun
Sistem e-UIDM
-
2.
Borang Kajian Kepuasan
Perkhidmatan & Fasiliti UIDM
2 tahun
UIDM
1
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 10 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
7.0
CARTA ALIR PROSES KERJA
A. PENYEDIAAN KEPERLUAN MULTIMEDIA : PENYEDIAAN BAHAN VIDEO
Mula
Ketua unit menerima surat/memo
pemohonan perkhidmatan dan tentaif
perjalan majlis (jika berkaitan) dalam
tempoh 14 selepas pemohonan
Memberi maklumbalas bagi
permohonan video yang dipohon
dalam tempoh 14 hari selepas Tarikh
permohonan
Ketua Unit akan menghubungi
pemohon dan menyatakan justifikasi
kenapa permohonan tersebut tidak
dapat dipenuhi atau perlu melalui
proses perbincangan
Setuju / tidak
setuju
Pemohon perlu melaksanakan
proses perbincangan yang dihadiri
oleh pihak pemohon dan pihak
produksi UIDM dalam tempoh 14 hari
selepas maklum balas permohonan
Pemohon menyediakan
softcopy data seperti gambar /
video mengikut keperluan dan
diserahkan kepada UIDM 9 hari
selepas proses perbincangan.
Data yang telah dikumpul
akan disunting oleh pihak
UIDM dalam tempoh 7 hari
selepas proses
penggambaran selesai
Proses semakan dan penilaian
dilaksanakan bersama pemohon
dalam tempoh 2 hari selepas
proses penyuntingan selesai.
Setuju/ ada
perubahan
UIDM akan memproses semula
video dan membuat
penambahbaikan berdasarkan
permintaan / ketetapan yang
diberikan oleh pemohon
Ditayangkan / dimuatnaik ke dalam
platform yang ditetapkan
Tamat
Pemohon merancang tempat/
props untuk penggambaran
yang dikendalikan oleh UIDM
dalam tempoh 10 hari selepas
proses perbincangan.
Ada perubahan
Setuju
Tidak setuju
Setuju
PMU-PE-PS-13 Pengurusan Instruksional dan Multimedia Page 11 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
B. PENYEDIAAN KEPERLUAN MULTIMEDIA: PROSES PENGGUNAAN FASILITI UIDM :
Studio Gambar/ Video, Studio Rakaman Suara, Dewan Kuliah Utama
Mula
Ketua Unit menerima tempahan
pensyarah / pegawai untuk fasiliti
UIDM melalui system atas talian;
e-uidm
Membuat semakan kekosongan
tempat dan kesesuaian masa
tempahan oleh pegawai yang
bertugas mengendalikan tempahan
Ada
kekosongan /
tempahan lain
Persediaan peralatan dan fasiliti
yang telah lulus penggunaan
berdasarkan keperluan yang telah
dinyatakan di dalam tempahan
Ketua unit akan menolak tempahan
melalui sistem e-uidm dan notifikasi
akan dihantar ke e-mel pegawai /
pensyarah yang membuat tempahan
UIDM dan penyelaras di jabatan
merekod aktiviti yang telah
dijalankan di dalam laporan
bertulis yang akan dibentangkan
kepada pengurusan
Tamat
ada
tempahan
lain
Ada kekosongan
Borang Soal Selidik
Kajian Kepuasan Perkhidmatan & Fasiliti
Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia (UIDM)
BAHAGIAN A : PROFIL PELANGGAN
Sila tandakan (√ ) dalam petak berkenaan.
1.
Responden :
Kakitangan Politeknik Mukah, Sarawak (PMU)
Sektor Swasta
Kakitangan Awam
Orang Awam
2.
Jantina :
Lelaki
Perempuan
3.
Umur :
Kurang daripada 18 tahun
18-24 tahun
25-54 tahun
55 tahun ke atas
4.
Perkhidmatan / Fasiliti yang digunakan :
Sila nyatakan :
5.
Tujuan urusan :
Sila nyatakan :
6.
Cara anda menghubungi UIDM
( Boleh pilih lebih daripada satu )
Mesyuarat Jawatankuasa / Seminar / Taklimat
Surat / faks
Temujanji / bersemuka
Telefon
Peti cadangan
E-mel
Kaunter perkhidmatan
Sistem e-UIDM
Lain-lain ( Sila nyatakan ) :
7.
1. Sila baca kenyataan yang diberikan.
2. Gunakan skala yang disediakan bagi menyatakan kualiti perkhidmatan yang diterima.
3. Sila tandakan (√ ) dalam petak berkenaan.
SKALA TAHAP PUAS HATI
1 = Tidak Memuaskan
2 = Kurang Memuaskan
3 = Memuaskan
4 = Baik
5 = Cemerlang
Bil.
Kenyataan
Skor yang Dinilai
1
2
3
4
5
A. Tempoh Masa Tindakan
1
Memberi maklumat yang diperlukan dengan cepat
2
Memberi maklumat yang diperlukan dengan tepat
3
Memberi maklumbalas tempahan dengan cepat
4
Menepati tempoh maklumbalas yang ditetapkan
B. Cara Layanan Disampaikan
5
Memberi layanan mesra
6
Sedia membantu menyelesaikan masalah atau aduan
7
Peka dan mengambil berat terhadap kebajikan pelanggan
8
Menjawab panggilan telefon dalam tempoh 3 deringan
9
Mematuhi Piagam Pelanggan
C. Kepakaran Pegawai
10
Berkeupayaan memberi perkhidmatan dengan berkesan
11
Mempunyai pengetahuan meluas mengenai bidang tugas
12
Mampu memberikan perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan
D. Kesediaan Fasiliti dan Perkhidmatan
13
Fasiliti adalah lengkap dan sesuai dengan keperluan program yang
dilaksanakan.
14
Ruang fasiliti yang kondusif, kemas dan bersih.
15
Pegawai yang mengendalikan urusan adalah berpengetahuan dan
berpengalaman dalam bidang tugas.
16
Kemudahan-kemudahan yang disediakan memenuhi
keperluan pelanggan
BAHAGIAN B : TAHAP KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP PERKHIDMATAN UIDM
BAHAGIAN C : PERSEPSI PELANGGAN TERHADAP UIDM SECARA
KESELURUHAN
8.
Berdasarkan pengalaman anda berurusan dengan UIDM, sila nyatakan tahap persepsi anda terhadap
pencapaian PERKHIDMATAN UIDM dengan menggunakan skala 1 hingga 5 yang disediakan.
Sila tandakan ( √ ) dalam petak berkenaan.
Skala Tahap Puas Hati
1=
Tidak Memuaskan
2=
Kurang Memuaskan
3=
Memuaskan
4=
Baik
5=
Cemerlang
8.1
Lambat
1
2
3
4
5
Cepat
8.2
Tidak Mesra
1
2
3
4
5
Mesra
8.3
Tidak Bersedia
1
2
3
4
5
Bersedia
Memberi Bantuan
Memberi
Bantuan
8.4
Keputusan
1
2
3
4
5
Keputusan
Tidak Konsisten
Konsisten
8.5
Kemudahan
1
2
3
4
5
Kemudahan
Tidak Memuaskan
Memuaskan
8.6
Kualiti
1
2
3
4
5
Kualiti
Perkhidmatan
Perkhidmatan
Rendah
Tinggi
8.7
Tidak
1
2
3
4
5
Profesional
Profesional
8.8
Tidak Telus
1
2
3
4
5
Telus
8.9
Tidak
1
2
3
4
5
Mementingkan
Mementingkan
Kebajikan
Kebajikan
BAHAGIAN D : CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
9.
Berdasarkan pengalaman anda berurusan dengan UIDM, sila kemukakan cadangan untuk
penambahbaikan kualiti perkhidmatan yang diberi oleh UIDM.
Sekian terima kasih. Kesudian anda untuk menjawab dan memulangkan soal selidik ini akan membantu kami
meningkatkan lagi kecekapan & keberkesanan perkhidmatan kami.
